15.000 Blatt und eine Diddl-Maus

Papier, Papier und noch mehr Papier. Bis zu 15.000 Blatt landen jeden Tag im ScanWerk der Recklinghäuser Werkstätten. Briefe, Anträge, Akten und Unterlagen aus dem Kreis Recklinghausen werden hier in digitale Dokumente verwandelt.

Papier, Papier und noch mehr Papier. Bis zu 15.000 Blatt landen jeden Tag im ScanWerk der Recklinghäuser Werkstätten. Briefe, Anträge, Akten und Unterlagen aus dem Kreis Recklinghausen werden hier in digitale Dokumente verwandelt.

Bevor der Scanner überhaupt loslegen kann, ist Handarbeit gefragt, denn einfach nur Papier in einen Scanner zu legen, wäre zu kurz gedacht. Zunächst wird sortiert. Büroklammern, Tackernadeln und andere Metallteile werden entfernt. Anschließend kommen Trennblätter zwischen die einzelnen Vorgänge. Sie erfüllen später eine wichtige Funktion, denn jedes Trennblatt markiert den Beginn eines neuen PDF-Dokuments. Erst wenn die Unterlagen entsprechend vorbereitet sind, geht es an die Scanner. Die Geräte erfassen Vorder- und Rückseite eines Blattes und versehen die Dokumente mit einer Zahlen- und Buchstabenkombination. So lässt sich auch später nachvollziehen, zu welcher Akte ein Dokument gehört.

  

„Die Sachen kommen komplett unbearbeitet zu uns“, sagt Dennis Kurtenbach, Fachkraft für Arbeits- und Berufsförderung der Diakonie. „Was heute abgeholt wird, muss spätestens am nächsten Tag bis 15 Uhr digitalisiert sein. Schließlich warten die Sachbearbeiter bereits darauf, mit den Unterlagen weiterarbeiten zu können.“ Digital werden sie über gesicherte Wege an die jeweiligen Institutionen übermittelt.

Das ScanWerk arbeitet vor allem für die GKD, die Gemeinsame Kommunale Datenzentrale des Kreises Recklinghausen. Aber auch andere Behörden und Institutionen lassen hier ihre Unterlagen digitalisieren. Friedhofsakten gehören ebenso dazu wie Bestandsakten oder Dokumente aus Gesundheitsämtern oder den Jobcentern.

Zwei Monate bleiben die Papierformate vor Ort eingelagert. Danach ist ihre Reise auf Papier beendet. Auch die entsprechenden PDF-Dateien speichert die Diakonie acht Wochen. Bei so vielen Dokumenten tagtäglich bleibt keine Zeit, um genauer hinzuschauen. Soweit alles datengeschützte Routine. Trotzdem gibt es sie, die kleinen Momente, die aus einem Stapel Papier kurz etwas Besonderes machen. Zum Beispiel handbemalte oder bunt bedruckte Zettel. „Manchmal guckt einen eine große Diddl-Maus vom Blatt an“, erzählt Kurtenbach.

Viel Zeit zum Schmunzeln bleibt allerdings nicht. Der nächste Stapel wartet bereits. Also heißt es wieder: sortieren, scannen, speichern. Und aus Papier werden digitale Akten.